Freistellungs­bescheinigung (Freistellung): co to jest

Jak wygląda Freistellungsbescheinigung?

Freistellung to papierowy dokument wystawiony na urzędowym wzorze. Otrzymujesz go pocztą. Aby rozpoznać zaświadczenie i sprawdzić, do kogo się odnosi, zwróć uwagę na następujące pola:

• Nazwa i adres wykonawcy: dane firmy, której dotyczy zwolnienie.
• Steuernummer: numer sprawy podatkowej wykonawcy w Finanzamt.
• Okres ważności: daty określające, kiedy dokument może być używany.
• Zakres zwolnienia: informacja, czy obejmuje określone roboty, a przy zaświadczeniu na konkretny projekt także wskazanie zleceniodawcy.
• Finanzamt: urząd, który wystawił dokument.
• Dienstsiegel i Sicherheitsnummer: pieczęć urzędowa oraz numer zabezpieczający składający się z 8 albo 12 cyfr.

Sama obecność nazwy firmy na dokumencie nie wystarcza do potwierdzenia jego ważności. Dla niemieckiego kontrahenta istotne są także daty, zakres zwolnienia i możliwość sprawdzenia numeru zabezpieczającego.

Kiedy kontrahent i tak potrąca 15%?

Jeżeli wykonujesz w Niemczech usługi budowlane dla przedsiębiorcy, zleceniodawca co do zasady potrąca 15% Twojego wynagrodzenia i przekazuje tę kwotę do Finanzamt. To Bauabzugsteuer, czyli potrącenie podatku budowlanego przewidziane w § 48 ust. 1 EStG. Podstawą obliczenia jest wynagrodzenie łącznie z VAT (§ 48 ust. 3 EStG).

Kontrahent nie stosuje potrącenia, gdy przedstawisz ważną w dniu zapłaty Freistellungsbescheinigung. Jeśli dokument wygasł lub został cofnięty, nie chroni już przed potrąceniem. Ważność przy podpisywaniu umowy nie zastępuje ważności w momencie płatności.

Jest też wyjątek kwotowy: potrącenia nie ma, jeśli wynagrodzenie dla danego wykonawcy w roku kalendarzowym nie przekracza 5 000 EUR. Limit wynosi 15 000 EUR wyłącznie u zleceniodawcy, który wynajmuje tylko lokale zwolnione z VAT (§ 48 ust. 2 EStG).

Zleceniodawca odpowiada za nieodprowadzony podatek, jeśli nie miał zaświadczenia (§ 48a ust. 3 EStG). Dlatego niemieckie firmy często proszą o Freistellung jeszcze przed pierwszą płatnością.

Jak kontrahent sprawdza ważność Freistellung?

Niemiecki zleceniodawca może bezpłatnie sprawdzić dokument w portalu EIBE prowadzonym przez Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Weryfikacja przebiega następująco:

1. Sprawdza czytelność dokumentu, pieczęć Dienstsiegel i numer Sicherheitsnummer.
2. Rejestruje się jednorazowo w portalu EIBE. Link aktywacyjny jest ważny przez 72 godziny.
3. Otwiera zakładkę „Einzelabfrage FSB” i wpisuje Bundesland właściwego Finanzamt, Steuernummer wykonawcy oraz Sicherheitsnummer z zaświadczenia.
4. Odczytuje początek i koniec ważności wskazane w wyniku sprawdzenia.

Nie da się wyszukać zaświadczenia samą nazwą firmy ani samym Steuernummer. Jeśli system nie zwraca wyniku, dane mogły jeszcze nie dotrzeć do BZSt, co trwa kilka dni, albo zaświadczenie mogło zostać cofnięte.

Dla polskich firm właściwy Finanzamt zależy od pierwszej litery nazwy firmy lub nazwiska:

Ten podział wynika z UStZustV § 1 ust. 1 pkt 20 i § 20a AO. W portalu wybierasz kraj związkowy właściwego urzędu, a nie region, w którym odbywają się roboty.

Freistellung, Bauabzugsteuer, Steuernummer, USt-IdNr.: czym się różnią?

Te nazwy często pojawiają się w korespondencji z niemieckim kontrahentem, lecz opisują różne rzeczy.

Freistellung nie jest zwolnieniem z VAT. Przy usługach budowlanych dla niemieckich firm VAT rozlicza nabywca w mechanizmie reverse charge (§ 13b UStG).

Kto wydaje Freistellung i ile jest ważna?

Zaświadczenie wydaje właściwy Finanzamt, gdy roszczenie podatkowe nie wydaje się zagrożone (§ 48b ust. 1 EStG). BZSt udostępnia możliwość sprawdzenia ważności, ale sam nie wystawia ani nie wysyła tych dokumentów. Firmy z Polski i innych państw UE nie muszą ustanawiać pełnomocnika do doręczeń w Niemczech.

Freistellung może być ważna maksymalnie trzy lata od wystawienia. Finanzamt może wyznaczyć krótszy okres albo ograniczyć zaświadczenie do jednego projektu. Dokument jest wydawany z zastrzeżeniem odwołania i może zostać cofnięty. W razie odmowy urząd wydaje decyzję wraz z uzasadnieniem.